Как правильно оформить сотрудника в штат

В этой статье мы собрали ряд правил, которые помогут работодателю оформить сотрудника без ошибок и рисков для компании. Сам процесс проходит в несколько этапов:

1. Запросить документы у соискателя. Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ для оформления необходимы следующие документы:
   • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
   • СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
   • Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые. Если соискатель не может ее предоставить, то он пишет заявление, в котором указывает, почему у него нет этого документа, а работодатель заводит новую книжку. Если планируется работа по совместительству, то трудовая книжка не нужна. Здесь важно отметить, что обязанность завести трудовую книжку возложена СТРОГО на работодателя;
   • Военный билет или другой документ воинского учета, если кандидат является военнообязанным;
   • Дополнительные документы (если требуется): диплом об образовании, водительские права и прочие документы, которые работодатель может потребоваться для того, чтобы подтвердить квалификацию сотрудника или его профессиональные навыки;
   • Документы, подтверждающие право соискателя на льготы, если он хочет получать льготы от работодателя.
2. Сделать ксерокопии всех документов, желательно заверив их подписью кандидата.
3. Ознакомить кандидата с локальными нормативными актами, принятыми в организации: должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка и пр., после чего он должен подписать документ о том, что ознакомился с ними.
4. Оформить трудовой договор и завести личное дело.
5. Издать приказ о приеме на работу (не позднее трех дней с момента, когда сотрудник приступит к работе).
6. Ознакомить сотрудника с организацией охраны труда, пожарной и электробезопасностью, ГО и ЧС и первой помощью в компании.
7. Предоставить сотруднику рабочее место и допустить его к выполнению своих обязанностей в назначенный день.
8. Внести всю необходимую информацию в книгу учета и движения трудовых книжек, в саму трудовую книжку.
9. Подать сведения о приеме на работу сотрудника в Пенсионный фонд России, отправив отчет СЗВ-ТД в электронной или бумажной форме.

На что ещё нужно обратить внимание при оформлении

Соискатель обязан проверить данные, которые работодатель внес в трудовую книжку, личную карточку, а также проверить достоверность информации, указанной в трудовом договоре: размер заработной платы, режим работы, описание своих будущих обязанностей и т.д. Он имеет право потребовать дополнительное время для ознакомления с документами и запросить доказательство того, что трудовой договор со стороны работодателя подписан уполномоченным лицом.

Представителям некоторых профессий или кандидатам в возрасте до 18 лет при трудоустройстве необходимо проходить предварительный медицинский осмотр. Он проводится за счет компании (статья 69 ТК РФ), она же предоставляет направление в медицинский центр. Работодатель имеет право отказать в трудоустройстве, если соискатель не желает проходить осмотр, имеет заболевания, не допустимые для данной трудовой деятельности, или если он не ознакомлен с организацией охраны труда на вашем предприятии.

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ОТ БИЗНЕС АГЕНТСТВА «ОБРАЗ РЕЗУЛЬТАТА»

• Аудит и восстановление кадровых документов
• Разработка форм кадровых документов и локальных нормативных актов
• Постановка кадрового делопроизводства с нуля
• Подготовка к проверке Трудовой инспекции