Как оформить сотрудника на удаленку
17.02.2020Вы планируете взять в штат сотрудника, который будет работать удаленно? В таком случае необходимо учесть ряд нюансов и правильно его оформить, чтобы избежать ненужных рисков во время проверки трудовыми инспекторами. Работа на дому доступна для многих профессий: для операторов call-центра, переводчиков, редакторов, копирайтеров, бухгалтеров, поскольку для выполнения своих обязанностей им нужен только компьютер и Wi-Fi.
Такой формат сотрудничества имеет свои преимущества как для работодателя, так и для соискателя: нет потребности выделять отдельное рабочее место и заниматься его специальной оценкой, можно сэкономить на заработной плате (при найме кандидата из другого города, где уровень зарплаты ниже, чем в вашем регионе); сотрудник в свою очередь не тратит время и деньги на дорогу в офис, что часто бывает для него дополнительной мотивацией. Более того, согласно исследованиям ADP Research Institute, такие специалисты лучше сконцентрированы на своих задачах, чем их коллеги в офисе.
Но как оформить удаленного сотрудника и нужно ли это делать? Некоторые работодатели ошибочно полагают, что оформление не нужно. Но они подвергают себя большим рискам, поскольку отсутствие сотрудника в офисе не является доказательством отсутствия трудовых отношений с ним. Достаточно предъявить рабочую переписку, чтобы доказать свою причастность к деятельности вашей организации.
При оформлении часто возникает путаница, поскольку существует несколько видов договоров. Рассмотрим их особенности:
- Договор ГПХ (подряда или оказания услуг) используют при оформлении сотрудника, которого не нанимают в штат. Однако удаленный сотрудник работает регулярно, по установленному графику, наличие признаков ваших трудовых отношений с ним легко доказать, поэтому такой вид договора не подходит.
- Договор о надомной работе актуален, если сотрудник что-то производит на дому, например, шьет одежду, изготавливает предметы декора. Такой договор не подойдет для оформления бухгалтера или оператора call-центра. И если до 2013 года такой вид договора был единственно возможным для оформления удаленного сотрудника, то сегодня существуют и другие варианты.
- Обычный трудовой договор. В нем не указывается, что сотрудник работает удаленно, местом его работы автоматически становится адрес офиса, что может привести к неприятностям при проверках трудовой инспекцией.
- Особый трудовой договор о дистанционной работе, который имеет ряд преимуществ перед обычным трудовым договором.
Чем выгоден особый договор о дистанционной работе?
Если офисный сотрудник прогуливает работу, то установить это факт не составляет труда. Но как контролировать человека, который работает на дому? Обвинить его в прогуле невозможно. Именно поэтому стоит заключать договор о дистанционной работе, в котором прописываются особые условия на основе п.1 ст. 312.5 ТК РФ. Например, в качестве оснований увольнения вы можете указать следующие причины: сотрудник не соблюдает сроки, не выходит на связь в оговоренное время, не предоставляет отчеты и т.д. При этом вы соблюдаете закон, и в случае трудовых споров суд будет на вашей стороне. Обычный трудовой договор не позволяет воспользоваться этим преимуществом.
Еще одним плюсом оформления удаленного сотрудника является то, что организация охраны труда упрощается. Нет потребности проводить специальную оценку условий труда (п. 3 ст. 3 Федерального закона No 426-ФЗ от 28 декабря 2013). Работодателю остается лишь застраховать сотрудника от профессиональных заболеваний и несчастных случаев, расследовать несчастные случаи, если они происходят во время рабочего процесса. Если сотруднику предоставляется или рекомендуется специальное оборудование для работы, то необходимо ознакомить его с правилами пользования и требованиями по охране труда.
Особенности договора о дистанционной работе.
При заключении договора о дистанционной работе необходимо обратить внимание на следующие пункты:
- Как обозначить дистанционность. В договоре о дистанционной работе необходимо четко прописать пункт о том, что ваш коллега будет трудиться вне офиса, на территории работодателя ему не будет предоставлено рабочее место.
- Доступ к интернету, который необходим для связи с работодателем согласно ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ. Представителям некоторых профессий для выполнения прямых обязанностей не нужно быть постоянно в режиме он-лайн. Например, торговым или страховым агентам, которые большую часть рабочего времени проводят в разъездах. Тем не менее с ними можно заключать договор о дистанционной работе.
- Оплата электроэнергии, которая необходима удаленным работникам в случае выполнения должностных обязанностей с использованием компьютерной техники.
- Средства труда. Работодатель должен предоставить сотруднику ноутбук, телефон и прочие необходимые для работы вещи, прописывая в договоре информацию о предоставляемых средствах, указать сроки их использования, получить письменное подтверждение от соискателя о том, что он ознакомился с правилами использования оборудования. В некоторых случаях сотрудник способен обеспечить себя самостоятельно. Например, он может использовать свой компьютер и самостоятельно скачать специализированные приложения и программы, тогда вам следует прописать этот момент в договоре, а также указать рекомендуемые для работы средства. Если эти программы приобретаются за деньги, то вы должны их оплатить.
- Предоставление отчетности. Важно определиться, когда именно и каким способом сотрудник будет предоставлять отчетность руководству и прописать все эти пункты в договоре.
- Установить график работы. Согласно ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ сотрудник, работающий на дому, самостоятельно выбирает режим работы. Несмотря на это, в договоре возможно прописать особые условия. Работодатель не способен проконтролировать, в какое время сотрудник ушел на обед и когда вернулся с него. Именно поэтому прописывать в договоре стандартный график с 09 до 18 не имеет смысла. Вы можете указать, сколько часов в неделю будет работать соискатель. Если вы хотите, чтобы он обязательно был в он-лайн в определенные часы, то это можно прописать отдельным пунктом. Например так: “Работник сам определяет, в какое время работать и устраивать перерыв на отдых, но он обязан быть на связи (по электронной почте или укажите другое средство связи) в понедельник и вторник с 10 до 18”. Также уточните, что имеется в виду московское время, это актуально, если ваш сотрудник проживает в другом городе.
Нужна ли трудовая книжка?
При оформлении договора о дистанционной работе не обязательно брать трудовую книжку у сотрудника или заводить ее, если у него еще нет этого документа. Не забудьте указать информацию о наличии или отсутствии трудовой книжки в договоре. Если этот пункт в нем не будет прописан, то трудовая книжка все же требуется.
Порядок оформления договора о дистанционной работе.
Порядок оформления договора зависит от того, где живет ваш будущий коллега.
- Сотрудник проживает в том же городе, что и вы. Это самый простой вариант, потому что вам не составит труда назначить встречу, чтобы подписать все необходимые документы.
- Сотрудник проживает в другом городе. Некоторые работодатели ограничиваются отправлением отсканированных документов, но тогда они подвергаются большим рискам. Договор, в котором нет подписи сотрудника не приемлем при проверке трудовой инспекцией. Однако если вы воспользуетесь специальной электронной подписью, то не нарушите закон. Таким образом можно отправлять любые кадровые документы, требующие подписи, они будут иметь ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы. Электронная подпись представляет собой индивидуальные цифровые данные, которые получают в специальных удостоверяющих центрах. У сотрудника и работодателя должна храниться электронная подпись, электронный формат договора и его бумажный оригинал, который работодатель обязан отправить сотруднику заказным письмом в течение трех дней с момента заключения трудовых отношений. Однако можно обойтись и без электронной подписи, встретившись с сотрудником лично или отправив ему документы заказным письмом. Мы рекомендуем отправлять письмо с уведомлением о вручении и делать опись, чтобы иметь все необходимые доказательства в случае трудовых споров. Но важно помнить, что в ожидании письма с подписью вы не застрахованы от внеплановой проверки трудовой инспекцией, а поэтому рискуете столкнуться с проблемами и штрафами в связи с отсутствием документов. По той же причине работодатели проигрывают в суде, если возникает трудовой спор. Итак, подведем итог. При оформлении дистанционного сотрудника работодатель должен заключить с ним договор на бумаге с оригинальной подписью или оформить электронный документ с электронной подписью, не забывая отправить сотруднику бумажный оригинал договора. Что же касается остальных кадровых документов, то их допустимо отправлять без электронной подписи в режиме он-лайн, но тогда работодатель обязан прописать этот пункт в договоре заранее.
- Сотрудник проживает за границей. Согласно письмам Министерства труда РФ от 7 декабря 2016 No 14-2/ООГ-10811 и от 16 января 2017 No 14-2/ООГ-245 законы о трудовых отношениях распространяются только на территории РФ. Если сотрудник, работающий вне офиса, живет в другой стране или является иностранцем, то его следует оформлять только по договору ГПХ. Но с этим мнением не всегда согласны юристы, и вопрос остается спорным. Также работодатель должен помнить о том, что если ваш соискатель – гражданин РФ, но проводит по 183 дня в течение 12 месяцев за границей, то он не обязан платить налоги, т.к. не является резидентом РФ.
